Fluxul pacientului într-o clinică stomatologică modernă începe înainte de consultație, cu primul apel și programarea. Continuă la recepție, în cabinet și după tratament, prin comunicarea cu pacientul.
Între primul contact și finalizarea tratamentului sunt mai multe etape: înregistrarea datelor, consultația, diagnosticul, planul de tratament, procedurile, facturarea și comunicarea ulterioară.
Când aceste etape sunt conectate, echipa găsește mai ușor informațiile, iar pacientul știe la ce să se aștepte. Când procesele sunt separate, apar întârzieri și probleme în activitatea de zi cu zi.
Programarea: primul contact cu clinica
Suprapunerile, estimarea greșită a duratei sau programarea în afara orelor medicului pot fi evitate printr-un calendar digital bine configurat.
Echipa poate vedea programul medicilor și al cabinetelor și poate filtra agenda după pacient sau perioadă. La adăugarea unei programări, sistemul verifică disponibilitatea medicului și a cabinetului. Verifică și dacă numărul programărilor simultane se încadrează în capacitatea cabinetului.
Dacă pacientul are o lucrare de laborator în curs, sistemul poate afișa un avertisment despre data estimată a livrării. Astfel, echipa poate ține cont de această informație când stabilește programarea.
Durata se alege în funcție de tratamentul planificat. Recepția nu trebuie să o estimeze din memorie, iar calendarul reflectă mai bine timpul necesar.
Înregistrarea pacientului și completarea fișei
După primul contact, pacientul este înregistrat în sistem. Fișa digitală va fi folosită în etapele următoare, de aceea este important ca datele să fie completate corect de la început.
Fișa include datele de identificare și contact, precum și preferințele pacientului pentru notificări: email, SMS sau ambele. Dacă pacientul este minor, datele reprezentantului legal se completează separat. Acestea pot apărea automat pe documente precum chestionarul de evaluare sau formularul de consimțământ CMDR.
Din datele înregistrate se poate genera și un document PDF cu informațiile pacientului, util la cererea acestuia sau în relația cu alte instituții medicale.
Consultația și înregistrarea diagnosticului
În timpul consultației, medicul evaluează pacientul, stabilește diagnosticul și decide următorii pași. Înregistrarea clară a informațiilor ajută la urmărirea cazului în timp.
Diagnosticele și dinții vizați pot fi selectați în fișa pacientului. Observațiile clinice sunt salvate pentru fiecare consultație, împreună cu data și medicul responsabil.
La o vizită ulterioară, medicul poate vedea ce s-a discutat, ce diagnostic s-a stabilit și ce recomandări au fost oferite. Statusul dentar inițial poate fi configurat separat, ca punct de referință pentru intervențiile viitoare.
Planul de tratament urmărește etapele următoare
Planul de tratament conectează diagnosticul cu procedurile și programările viitoare. El include procedurile necesare, ordinea lor, valoarea estimată și stadiul fiecărei etape: planificată, în derulare sau finalizată.
Planul este integrat în fișa pacientului și poate fi actualizat pe parcursul tratamentului. Pe măsură ce procedurile sunt realizate, acestea apar în istoricul pacientului și nu mai pot fi modificate.
Planul poate fi generat în format PDF și prezentat pacientului. Astfel, acesta poate vedea ce urmează, în ce ordine și care este valoarea estimată a tratamentului.
Dacă pacientul are o lucrare de laborator comandată, dar nelivrată, sistemul poate afișa un avertisment la programare. Pentru un exemplu despre organizarea etapelor tratamentului, vezi webinarul SPS Stoma.
Tratamentele efectuate și lucrările de laborator
Fișa pacientului păstrează evidența procedurilor realizate: tipul tratamentului, dintele sau suprafața vizată, medicul, cabinetul, data și prețul. Dacă există un plan activ, tratamentul poate fi selectat direct din lista acelui plan.
Lucrările de laborator, precum protezele, coroanele sau aparatele dentare, au propriile informații. Pentru fiecare lucrare se pot înregistra laboratorul, medicul care a comandat-o, data comenzii, data estimată a livrării și valorile aferente laboratorului și pacientului.
Echipa poate urmări stadiul lucrării, de la comandă până la livrare și finalizare. La programare, sistemul poate avertiza dacă lucrarea nu a sosit.
Facturarea și gestionarea plăților
Tratamentele înregistrate în fișa pacientului pot fi selectate la generarea facturii. Personalul completează seria și numărul, iar sistemul generează documentul PDF cu datele pacientului.
Tratamentele din planuri și cele din afara planurilor sunt afișate separat. Pentru un plan, toate tratamentele pot fi selectate printr-o singură bifă. Dacă o factură trebuie anulată, tratamentele revin în lista disponibilă pentru o factură nouă.
Situația financiară a pacientului poate fi consultată direct din programare: valoarea tratamentelor, suma achitată și restul de plată. Nu este nevoie să fie deschisă o altă secțiune.
Comunicarea după tratament menține legătura cu pacientul
Relația cu pacientul continuă și după consultație. Clinica poate configura notificări automate pentru confirmarea programării, remindere înainte de consultație și controale de profilaxie prevăzute în planul de tratament.
Mesajele se trimit prin email sau SMS, în funcție de preferințele din fișa pacientului. Echipa nu trebuie să le trimită manual.
Clinica poate transmite și mesaje personalizate, precum felicitări de ziua pacientului, informații despre servicii noi sau anunțuri despre campanii. Mesajele pot fi adresate tuturor pacienților sau unei liste selectate. Unele pot fi programate pentru o anumită dată sau repetate anual.
Concluzie
Un flux al pacientului într-o clinică stomatologică modernă conectează programarea, fișa pacientului, consultația, planul de tratament, procedurile, facturarea și comunicarea ulterioară.
Când fiecare etapă folosește informațiile din cea anterioară, echipa pierde mai puțin timp căutând date, iar pacientul poate urmări mai clar ce urmează. Dacă o etapă este dezorganizată, efectele se pot resimți în restul fluxului.
