Software pentru achiziții publice și managementul contractelor

SPS Public este un software românesc pentru gestionarea achizițiilor publice și a contractelor. Aplicația centralizează PAAP-ul, referatele, procedurile, termenele, contractele, documentele, facturile, plățile, alertele și rapoartele instituției.

SPS Public este potrivit instituțiilor publice care doresc să organizeze achizițiile, procedurile și contractele într-un singur sistem. Aplicația poate fi configurată în funcție de structura PAAP, departamentele, utilizatorii și responsabilitățile din instituție.

SPS Public permite gestionarea planului anual al achizițiilor publice, a referatelor de inițiere și de necesitate, a procedurilor, etapelor, ofertanților, clarificărilor, contestațiilor, contractelor, garanțiilor, recepțiilor, documentelor și execuției financiare.

Procedurile pot fi organizate în funcție de structura PAAP, poziție și categorie. Pentru fiecare procedură pot fi înregistrate codurile CPV, valoarea estimată, sursele de finanțare, datele de începere și finalizare, responsabilul și stadiul curent.

Da. Referatele pot fi înregistrate și asociate cu solicitantul, departamentul, produsele, serviciile sau lucrările necesare. Aplicația permite consultarea, modificarea, validarea și generarea documentelor aferente.

Da. Referatele de necesitate pot parcurge validarea departamentului economic și a compartimentului de achiziții. Referatele de inițiere pot fi, de asemenea, validate sau invalidate înainte de continuarea procedurii.

Calendarul afișează procedurile și etapele planificate într-o anumită zi sau perioadă. Informațiile pot fi filtrate după procedură și stadiu, astfel încât echipa să poată urmări termenele și activitățile aflate în desfășurare.

Da. Fiecare tip de procedură poate avea etape configurate, cu date de început și finalizare. Etapele pot fi finalizate sau amânate, iar utilizatorii pot consulta documentele-tip și fișierele atașate.

Da. Pentru fiecare procedură pot fi înregistrați ofertanții, valorile ofertelor, loturile, garanțiile de participare și statusul admis sau respins. Pot fi urmărite și solicitările de clarificare, răspunsurile, contestațiile și soluțiile acestora.

Contractele pot fi introduse direct sau preluate din procedurile finalizate. Pentru fiecare contract pot fi urmărite furnizorul, obiectul, valorile, codurile CPV, sursele de finanțare, perioada de derulare și procedura din care provine.

Da. SPS Public păstrează evidența garanțiilor de bună execuție, inclusiv valoarea, modalitatea de constituire, data expirării, termenele de restituire și statusul acestora.

Da. Pentru fiecare contract pot fi înregistrate recepții, anexe, acte adiționale și alte documente relevante. Astfel, modificările apărute pe parcursul derulării rămân asociate contractului.

Da. Aplicația poate fi instalată local sau configurată pentru acces online, în funcție de infrastructura instituției și de modul în care utilizatorii trebuie să lucreze. Varianta potrivită este stabilită în etapa de analiză.

Nu. SPS Public este disponibil cu licență permanentă, printr-o singură plată, și poate fi utilizat pe termen nelimitat, în condițiile contractuale. Nu există un abonament lunar sau anual obligatoriu pentru continuarea utilizării.
După perioada inclusă prin contract, instituția poate alege serviciul anual de mentenanță și suport. Acesta reprezintă 15% din prețul de listă actual al licenței și oferă acces la actualizările aplicației și la serviciile de suport prevăzute în contract.

Durata implementării depinde de structura instituției, numărul de utilizatori și configurația necesară. Procesul include analiza modului de lucru, configurarea aplicației, instruirea utilizatorilor și lansarea sistemului. După punerea în funcțiune, echipa SPS oferă sprijin în condițiile serviciilor contractate.