Introducere
Există două moduri de a conduce o afacere. Primul se bazează pe experiență, intuiție și judecata personală a celui care decide. Al doilea adaugă la toate acestea un strat de date reale despre ce se întâmplă efectiv în organizație.
Primul mod funcționează mai bine decât mulți cred, mai ales pentru decizii rapide și în situații în care managerul are ani de experiență în domeniu. Devine însă riscant exact când organizația crește și procesele se complică. Intuiția unui om nu poate ține pasul cu volumul de informații generat de o clinică cu mai mulți medici, un cabinet veterinar cu sute de animale în evidență sau o firmă de construcții cu mai multe șantiere active simultan.
Datele nu înlocuiesc judecata. Îi oferă acesteia o fundație mai solidă.
Diferența dintre deciziile bazate pe intuiție și cele bazate pe date
O decizie luată fără date poate fi corectă. Dar este corectă din întâmplare sau din experiență, nu din cunoaștere a situației actuale. Un manager care crede că luna aceasta a mers bine pentru că a văzut multă activitate în clinică poate descoperi la finalul lunii că încasările au scăzut față de luna anterioară, pentru că o categorie de tratamente a fost mai puțin solicitată sau pentru că rata de plăți restante a crescut.
O decizie bazată pe date pornește de la ce s-a întâmplat efectiv: câți pacienți noi au venit, cât s-a încasat pe fiecare medic în parte, care tratamente au fost cel mai solicitate, câte programări au fost anulate. Aceste informații există deja în sistem, generate din activitatea zilnică, și pot fi vizualizate în orice moment fără nicio pregătire suplimentară.
Diferența nu este că deciziile bazate pe date sunt întotdeauna mai bune. Este că sunt mai puțin expuse erorilor care provin din percepții incomplete sau din memorie selectivă.
Colectarea corectă a datelor operaționale
Nu orice dată este utilă pentru decizii. Contează datele care reflectă performanța reală a activității și care pot fi comparate în timp sau între entități din aceeași organizație.
Într-o clinică medicală sau stomatologică, datele relevante includ încasările filtrate pe medic, cabinet sau perioadă, previzionarea sumelor care urmează să fie plătite pe baza tratamentelor planificate active, stadiul planurilor de tratament și evoluția numărului de pacienți noi. Fiecare dintre acestea există în sistem ca raport generat din datele introduse zilnic, fără să necesite nicio centralizare manuală.
Într-o clinică veterinară, se adaugă specificul activității: analiza serviciilor solicitate pe categorii, situația analizelor medicale cu sumele aferente și comportamentul proprietarilor în ceea ce privește frecvența vizitelor.
Într-un proiect de construcții, datele critice sunt producția realizată față de cea planificată, cheltuielile pe categorii față de buget, situația stocurilor din magazia șantierului și pontajul cumulat al echipelor. Dashboard-ul aplicației afișează grafic situația șantierului cu date despre producție și cheltuieli, recalculabile în timp real pentru orice perioadă selectată.
Analiza indicatorilor de performanță
O valoare izolată spune puțin. Același număr comparat cu luna anterioară sau cu aceeași perioadă din anul trecut spune mult.
Statisticile de vânzări pot fi generate pentru orice an și comparate direct cu anul anterior, atât la nivel de clinică sau organizație, cât și pe fiecare medic sau cabinet în parte. Această comparație arată tendința reală, nu percepția despre tendință. O scădere de 8% față de aceeași lună a anului trecut poate trece neobservată dacă luna curentă pare activă. Devine vizibilă imediat dacă există un grafic care pune cei doi ani față în față.
Aceeași logică se aplică în construcții: raportul comparativ producție vs. cheltuieli pune față în față, pentru orice interval de timp, ce s-a executat și ce s-a cheltuit. Dacă cheltuielile cresc mai repede decât producția raportată, există o problemă care trebuie adresată înainte să devină costisitoare.
De la analiză la decizie: ce faci cu datele
Datele nu iau decizii. Ele reduc incertitudinea cu care le iei tu.
Un raport care arată că un medic generează constant mai puțin decât ceilalți poate semnala mai multe lucruri: un program mai scurt, un mix de servicii diferit sau o problemă de organizare a programărilor. Datele identifică situația. Managerul decide ce înseamnă și ce face.
Un raport care arată că un anumit tip de tratament apare în topul celor mai solicitate în mod constant poate justifica o investiție în echipament sau în pregătire profesională. Din nou, datele deschid conversația. Decizia rămâne a managerului.
Ceea ce se schimbă față de deciziile fără date este că acestea din urmă pot fi justificate, explicate și evaluate ulterior. Dacă o decizie s-a bazat pe un set de indicatori care s-au dovedit a fi corecți, există o logică reproductibilă. Dacă indicatorii au fost greșit interpretați, există ceva de corectat pentru data viit
Reducerea riscurilor operaționale și financiare
O greșeală frecventă este să tratezi datele ca pe un răspuns definitiv. Ele sunt un instrument de reducere a incertitudinii, nu de eliminare a ei.
Un raport de previzionare a încasărilor bazat pe tratamentele planificate active arată ce urmează să se încaseze dacă pacienții respectă programările și dacă planurile de tratament continuă conform calendarului. Aceasta este o estimare informată, nu o certitudine. Rata de anulări, modificările de ultim moment sau situațiile neprevăzute pot schimba realitatea față de previzionare.
Valoarea previzionării nu stă în precizia sa absolută, ci în faptul că oferă un punct de referință față de care poți monitoriza evoluția și interveni din timp dacă lucrurile deviază semnificativ.
Concluzie
A decide folosind date nu înseamnă să delegi decizia unui sistem sau unui raport. Înseamnă să intri în fiecare decizie importantă cu o imagine mai clară a realității, cu tendințele vizibile și cu riscurile mai bine calibrate.
Instrumentele care fac asta posibil există și funcționează pe baza datelor introduse zilnic în activitatea normală a organizației. Nu necesită efort suplimentar de colectare. Necesită doar obiceiul de a le consulta înainte de a decide.
