De ce pierd bani șantierele, chiar și când proiectul pare în grafic? De multe ori, pierderile nu vin dintr-o singură greșeală majoră. Se adună treptat, din materiale consumate fără să fie asociate lucrărilor, necesare aprobate fără verificarea stocului sau recepții incomplete.
Un proiect poate arăta bine pe hârtie până aproape de final. Devizul pare respectat, echipele lucrează, iar termenele sunt în grafic. Totuși, la închiderea contabilă, profitul poate fi mult sub cel estimat.
Pierderile sunt greu de observat atunci când lipsesc datele. Iar una dintre cele mai importante evidențe este cea a materialelor.
De ce pierd bani șantierele din cauza materialelor
Într-un proiect de construcții, materialele reprezintă de regulă o parte importantă din buget. Sunt și greu de urmărit, pentru că trec prin mai multe etape: sunt estimate în ofertă, cerute, comandate, recepționate, depozitate și apoi consumate în lucrări.
La fiecare etapă pot apărea pierderi dacă informațiile nu sunt înregistrate corect.
- Dacă necesarul este lansat fără verificarea stocului, se pot comanda materiale deja existente în magazia șantierului.
- Dacă recepția este înregistrată incomplet, stocul din sistem poate fi mai mic decât cel real și poate apărea o comandă inutilă.
- Dacă materialele consumate nu sunt asociate lucrărilor, nu se poate identifica unde a apărut diferența.
Fiecare situație poate părea minoră. Dar, cumulate pe durata unui proiect, pot reduce profitul estimat.
Urmărirea materialelor, de la necesar la consum
Trasabilitatea arată unde ajunge fiecare material: de la solicitare și comandă până la lucrarea în care este folosit. Astfel, managerii pot verifica mai ușor cât costă fiecare lucrare în realitate.
Fluxul începe cu necesarul de aprovizionare lansat de responsabilul de șantier, pe baza materialelor prevăzute pentru lucrările planificate. Departamentul de achiziții verifică necesarul și îl poate aproba sau respinge parțial. În această etapă, poate vedea cantitățile aprobate anterior și stocul disponibil în magazia șantierului.
După aprobare, se plasează comanda la furnizor. La livrare, materialele sunt recepționate pe baza avizului și înregistrate în gestiunea șantierului. Când sunt folosite, se înregistrează în raportul zilnic și se asociază lucrării corespunzătoare.
Fiecare etapă rămâne înregistrată în sistem. Starea necesarului poate fi verificată: în așteptare, aprobat, aprobat parțial sau neaprobat. Persoana care a lansat solicitarea primește o notificare prin email după aprobarea sau respingerea acesteia.
Raportul zilnic ajută la controlul consumurilor
Raportarea zilnică oferă managerilor date actualizate despre ce s-a executat și ce resurse s-au folosit. Astfel, pot observa diferențele față de plan înainte ca acestea să se acumuleze.
Raportul zilnic de șantier include mai multe secțiuni:
- cantitățile de lucrări executate, selectate din bugetul proiectului;
- materialele primite, pe baza unui necesar aprobat sau a unei comenzi independente;
- materialele folosite, asociate lucrărilor în care au fost utilizate;
- pontajul angajaților;
- activitatea utilajelor;
- kilometrii parcurși de autovehicule.
Secțiunea pentru materialele folosite este esențială. Fiecare consum este legat de lucrarea corespunzătoare. Astfel, se poate calcula costul real al lucrării și compara cu bugetul.
După finalizarea și salvarea raportului zilnic, bonurile de consum sunt generate automat în modulul de gestiune. Nu este nevoie ca aceleași date să fie introduse separat. Află mai multe despre importanța raportării zilnice pe șantier.
Magazia șantierului și evidența stocurilor
Între recepția materialelor și folosirea lor în lucrări, materialele pot rămâne în magazia șantierului zile sau săptămâni. Dacă stocul nu este actualizat, echipa poate pierde din vedere ce materiale are deja la dispoziție.
Sistemul permite verificarea stocului din fiecare magazie, cu detalii despre materiale și datele de intrare. Bonurile de consum generate din rapoartele zilnice actualizează stocul. Bonurile de transfer înregistrează mutarea materialelor dintr-o magazie în alta, de exemplu, din gestiunea centrală în magazia unui șantier nou.
NIR-urile, adică notele de intrare-recepție, actualizează stocul la recepționarea facturilor de la furnizori. Astfel, aprovizionarea este legată de evidența materialelor din șantier.
De ce pierd bani șantierele când nu compară estimările cu realitatea
Pierderile devin vizibile când echipa compară estimările cu datele din execuție. Fără această comparație, managerii pot crede că proiectul este în grafic, până când rezultatul financiar arată contrariul.
Raportul comparativ „producție versus cheltuieli” arată cantitățile de lucrări executate și costurile înregistrate, comparate cu bugetul inițial. Fișa limită prezintă, pentru fiecare resursă, cantitatea bugetată, cantitatea consumată și diferența. Raportul financiar centralizează situația economică a proiectului.
În tabloul de bord, situația șantierului este prezentată grafic pentru perioada selectată și poate fi recalculată în timp real. Aceste instrumente nu previn singure pierderile. Ele fac abaterile vizibile suficient de devreme pentru ca managerii să poată interveni.
Pentru alte metode de urmărire a abaterilor față de buget, citește și articolul despre controlul costurilor într-un proiect de construcții.
Lipsa evidenței poate afecta și proiectele viitoare
Dacă materialele nu sunt urmărite, analiza de după finalizarea proiectului devine dificilă. Echipa nu poate afla cu exactitate care lucrări au fost profitabile, unde au apărut cele mai mari diferențe sau dacă un furnizor a avut prețuri mai mari decât cele agreate.
Fără aceste date, estimările pentru proiectele viitoare rămân imprecise. Crește și riscul de a repeta aceleași greșeli.
Raportul de analiză a variației prețurilor produselor comandate permite compararea prețului unui material de la același furnizor în perioade diferite. Informația poate fi utilă la negocierea contractelor și la identificarea creșterilor care nu au fost reflectate în buget.
Concluzie
De ce pierd bani șantierele? Adesea, din cauza unor omisiuni care par mici: un material neînregistrat la consum, o recepție incompletă sau o comandă lansată fără verificarea stocului. În timp, aceste diferențe se adună și afectează profitul real.
Evidența materialelor, de la necesar până la consum, îi ajută pe manageri să ia decizii pe baza datelor. Când abaterile devin vizibile la timp, echipa are mai multe șanse să le corecteze înainte să se acumuleze.
