Utilitatea rapoartelor în managementul clinicii medicale se vede în deciziile pe care managerul le poate lua pe baza datelor reale. O clinică medicală sau stomatologică este și un cabinet medical, și o afacere. Calitatea actului medical depinde și de sănătatea financiară a clinicii. La rândul ei, aceasta depinde de modul în care sunt gestionate echipa, resursele și activitatea zilnică.
Managerii care se bazează doar pe intuiție pot observa dacă luna a mers bine sau nu. Dar le poate fi greu să afle de ce. Rapoartele organizează datele pe medici, cabinete, servicii și perioade. Astfel, managerul poate identifica ce se întâmplă și ce ar putea necesita atenție.
Performanța financiară pentru fiecare medic
Rezultatele generale ale clinicii nu arată întotdeauna diferențele dintre medici. Un medic poate genera încasări mai mari. Altul poate avea multe consultații, dar și mai multe plăți restante. Un medic poate efectua frecvent anumite tratamente, iar altul se poate concentra pe alte servicii.
Raportul de vânzări pe medic arată încasările fiecăruia pentru perioada selectată, defalcate lunar. Rezultatele pot fi comparate cu aceeași perioadă a anului anterior. Graficul este însoțit de un tabel care poate fi exportat în Excel.
Topul anual al vânzărilor permite compararea contribuției fiecărui medic. Datele pot susține discuții despre distribuirea pacienților, alocarea cabinetelor și nevoile de dezvoltare profesională.
Previzionarea încasărilor
Managerii pot vedea ce s-a încasat, dar au nevoie și de o imagine asupra sumelor care urmează să fie plătite. Tratamentele planificate și planurile de tratament active oferă informații utile pentru această previzionare.
Raportul se generează pe baza tratamentelor planificate și a planurilor asociate programărilor pacienților. Poate fi filtrat după medic, cabinet, pacient sau perioadă.
Aceste date pot ajuta la planificarea fluxului de numerar și la identificarea perioadelor cu activitate mai redusă. Ele oferă managerului un reper pentru stabilirea obiectivelor lunare.
Analiza planurilor de tratament
Planurile de tratament active trebuie urmărite. Un pacient care nu a continuat planul poate avea nevoie de o rechemare. Un plan finalizat, dar neachitat integral, poate necesita verificări suplimentare.
Raportul de analiză poate fi filtrat după status: planificat, în derulare sau finalizat, dar neachitat integral. Pentru fiecare plan sunt afișate tratamentele incluse, stadiul lor, prețul standard, prețul negociat, suma achitată și restul de plată. Totalurile se calculează automat.
Managerul poate identifica planurile care stagnează, poate urmări plățile restante și poate vedea câte planuri sunt active. Pentru informații suplimentare despre planurile de tratament, vezi articolul „Planuri de tratament ușor de explicat pacienților”.
Tratamentele cel mai des solicitate
Datele despre tratamentele solicitate pot ajuta clinica să-și planifice activitatea. Ele pot fi utile la organizarea programului medicilor și la planificarea materialelor sau echipamentelor.
Topul tratamentelor poate fi generat lunar sau anual și afișat într-un grafic. Managerul poate vedea care tratamente au avut cel mai mare volum și cum s-au schimbat rezultatele față de o perioadă anterioară.
Evoluția numărului de pacienți noi
Numărul pacienților noi înregistrați poate indica schimbări în activitatea clinicii. O scădere constantă merită analizată, chiar dacă volumul general de muncă pare stabil.
Raportul poate fi generat pentru orice an și comparat cu anul anterior. Există și posibilitatea de filtrare după medic. Graficul lunar arată distribuția pacienților noi în timp și poate evidenția perioadele cu activitate mai redusă.
Programările anulate și situația financiară a pacienților
Anulările repetate pot avea mai multe cauze. Un pacient poate să nu mai dorească să continue tratamentul sau poate întâmpina dificultăți în respectarea programărilor. Datele din raport pot ajuta clinica să observe aceste situații.
Raportul programărilor anulate poate fi exportat în Excel. Pe baza lui, clinica poate analiza tendințele și poate decide dacă sunt necesare notificări automate sau contactarea pacienților.
La deschiderea unei programări, personalul poate vedea situația financiară a pacientului: valoarea tratamentelor, suma achitată și restul de plată. Astfel, nu mai este nevoie să acceseze separat alte secțiuni pentru aceste informații.
Rapoartele pentru activitatea clinicii sunt disponibile și în SPS Medical și SPS Stoma.
Concluzie
Utilitatea rapoartelor în managementul clinicii medicale stă în informațiile pe care le oferă despre activitatea medicilor, încasări, planuri de tratament și evoluția numărului de pacienți. Managerul poate folosi aceste date pentru a înțelege mai bine situația clinicii și pentru a stabili ce necesită atenție.
Rapoartele nu iau deciziile în locul managerului. Ele îi oferă o bază mai clară pentru a le lua.
