Prin conectarea etapelor și compararea planului cu datele reale din teren. Multe probleme financiare apar treptat, când oferta și execuția se îndepărtează una de cealaltă. Fără o urmărire constantă, echipa poate observa diferențele abia la final.
Procesul nu se rezumă la ce se întâmplă azi pe șantier. Include devizul, bugetul aprobat, aprovizionarea, execuția, situațiile de lucrări și raportul financiar final. Fiecare etapă trebuie să folosească informațiile din cea anterioară. Astfel, echipa poate urmări evoluția proiectului.
Oferta ca punct de plecare al întregului proiect
Urmărirea unui proiect începe cu oferta. Aceasta stabilește ce se va executa, în ce cantități, la ce prețuri și cu ce resurse. O ofertă bine structurată nu este doar un document trimis beneficiarului. Ea devine bugetul de referință pentru etapele următoare.
În SPS Construct, oferta este organizată pe secțiuni:
- lista de lucrări, cu devize și obiecte;
- lista de materiale;
- manopera;
- transportul;
- utilajele;
- alte cheltuieli.
Fiecare lucrare are resurse asociate, cu norme și prețuri unitare. Lista materialelor se generează automat pe baza lucrărilor introduse. Astfel, echipa reduce calculele manuale și riscul de omisiuni.
Oferta poate fi introdusă manual, importată din Excel sau preluată din aplicații de devize compatibile, precum DocLib, WinDev și WinDoc. După finalizare, oferta devine automat bugetul proiectului. Bugetul nu mai poate fi editat, iar datele inițiale rămân intacte pe durata execuției.
De la ofertă la proiect: structura bugetului
Când oferta devine proiect, bugetul este defalcat pe categorii de costuri: lucrări, materiale, manoperă, transport, utilaje și cheltuieli suplimentare. Acesta este documentul de referință pentru compararea cheltuielilor reale cu cele planificate.
Pe parcursul proiectului, bugetul poate fi ajustat. Cantitățile pentru anumite lucrări pot fi suplimentate sau reduse. Se pot adăuga lucrări noi printr-un deviz suplimentar și se pot modifica prețurile resurselor.
Fiecare modificare este înregistrată în sistem și reflectată în bugetul actualizat. Astfel, echipa poate urmări schimbările față de bugetul inițial.
Aprovizionarea ca proces controlat, nu reactiv
Aprovizionarea influențează felul în care evoluează proiectul. Când comenzile se fac în grabă, prețurile pot fi mai mari, cantitățile pot fi greșite, iar legătura cu lucrările planificate se pierde.
Un flux organizat începe cu necesarul lansat de pe șantier, pe baza listei de materiale din buget. Responsabilul selectează materialele și trimite necesarul spre aprobare. Persoana responsabilă cu achizițiile primește o notificare prin email și poate aproba cantitatea integral, o poate aproba parțial sau poate respinge solicitarea cu o motivare.
După aprobare, se lansează comanda către furnizor. Comanda poate fi generată în format PDF și trimisă direct din aplicație. Recepția materialelor se înregistrează în raportul zilnic și actualizează stocul magaziei de pe șantier. Astfel, materialele pot fi urmărite de la necesar până la consum.
Situațiile de lucrări și decontarea față de beneficiar
Pe parcursul execuției, proiectele presupun decontări periodice către beneficiar. Situația de lucrări justifică aceste decontări și arată ce s-a executat, în ce cantitate și la ce preț.
În aplicație, situația de lucrări se creează prin selectarea lucrărilor din buget și introducerea cantităților executate. După finalizare, documentul nu mai poate fi editat, dar poate fi exportat în Excel.
Facturile emise beneficiarilor pot fi înregistrate direct în sistem și asociate proiectului și beneficiarului. Raportul lucrărilor decontate oferă apoi o imagine de ansamblu asupra sumelor facturate, cu filtre pentru proiect și perioadă.
Compararea continuă între buget și execuția reală
Pentru a urmări un proiect, compară cheltuielile cu valoarea lucrărilor executate. Un proiect poate părea în grafic financiar, dar dacă producția este sub nivelul planificat, marja se reduce.
Raportul comparativ „producție vs. cheltuieli” din SPS Construct arată valoarea lucrărilor executate și totalul cheltuielilor pentru aceeași perioadă. Dacă cheltuielile depășesc producția raportată, echipa poate analiza cauza. Costurile pot fi peste estimări, producția poate fi sub nivelul planificat sau pot exista ambele situații.
Raportul financiar centralizează intrările și ieșirile proiectului: facturile de la furnizori, facturile emise beneficiarilor, cheltuielile suplimentare și costul manoperei din pontaje. Fișa limită oferă o sinteză a situației financiare față de bugetul aprobat.
Pentru o analiză mai detaliată, citește și articolul despre controlul costurilor într-un proiect de construcții.
Subcontractorii, integrați în urmărirea proiectului
Proiectele complexe includ adesea subcontractori pentru anumite lucrări. Fără o evidență a lucrărilor subcontractate și a sumelor aferente, imaginea financiară a proiectului rămâne incompletă.
În aplicație, subcontractorii pot fi adăugați la nivel de proiect și asociați lucrărilor din buget pe care le execută. Cantitățile realizate se înregistrează în raportul zilnic. Situațiile de lucrări pentru subcontractori pot fi generate separat, iar facturile aferente pot fi adăugate direct în sistem.
Planificarea și urmărirea termenelor
Un proiect de construcții este evaluat și prin respectarea termenelor. Graficul Gantt din aplicație arată planificarea în raport cu execuția reală. Aici pot fi înregistrate decalajele și urmărite noile termene de finalizare.
Procentul de realizare a lucrărilor se calculează pe baza cantităților din rapoartele zilnice, comparate cu cele din buget. Managerul poate identifica din timp activitățile care riscă să depășească termenele și poate lua măsuri înainte ca decalajul să devină critic.
Concluzie
Cum se urmărește un proiect de construcții de la ofertă la execuție? Oferta devine bugetul de referință, bugetul ghidează aprovizionarea, iar execuția și raportările zilnice alimentează analizele comparative. Aceste analize îi ajută pe manageri să ia decizii pe parcursul proiectului.
Când etapele sunt conectate, managerii pot urmări situația financiară înainte de final. Astfel, pot interveni când abaterile sunt încă mici și corectabile.
