Cum calculezi corect costurile unui proiect? Începi prin a include toate categoriile de cheltuieli și continui să compari bugetul cu datele reale din execuție. Cele mai multe depășiri de buget nu sunt surprize. Ele apar din erori făcute devreme: categorii omise din deviz, cantități subestimate, costuri indirecte ignorate sau lipsa comparației dintre estimări și cheltuielile reale.
Un calcul corect nu înseamnă să fii pesimist în ofertare. Înseamnă să incluzi toate cheltuielile, să estimezi cantitățile pe baza documentației tehnice și să urmărești bugetul pe toată durata proiectului. Bugetul nu ar trebui să rămână un fișier arhivat după începerea lucrărilor.
Cum calculezi corect costurile unui proiect: structura devizului
Un deviz realist acoperă șase categorii de costuri:
- lucrările, cu activitățile, cantitățile estimate și prețurile unitare;
- materialele necesare lucrărilor;
- manopera;
- transportul;
- utilajele;
- alte cheltuieli.
Lista de materiale poate fi generată automat pe baza lucrărilor introduse. Fiecare material poate fi asociat unui furnizor din nomenclator. Categoria „alte cheltuieli” include elemente precum organizarea de șantier, cheltuielile administrative, utilitățile și managementul proiectului.
Aceste cheltuieli pot părea mici luate separat. Împreună, pot schimba semnificativ valoarea finală a proiectului. Ele pot fi introduse manual sau importate din Excel și trebuie asociate unei categorii din nomenclator, pentru a putea fi urmărite separat.
Oferta este punctul de pornire, nu un document static
Până la finalizare, oferta poate fi modificată. Se pot ajusta cantitățile și prețurile resurselor, adăuga sau elimina lucrări și modifica volumele prevăzute.
După finalizare, oferta devine bugetul proiectului și nu mai poate fi modificată. Astfel, bugetul inițial rămâne un punct fix de referință pentru comparațiile ulterioare. Dacă apar schimbări în timpul execuției, acestea se înregistrează separat, fără rescrierea bugetului original.
Proiectele pot fi importate și din aplicații externe de devize compatibile cu DocLib, WinDev sau WinDoc. Astfel, datele deja calculate nu trebuie reintroduse manual.
Calculul manoperei și configurarea tarifelor
Manopera poate fi dificil de estimat. Costul depinde de productivitatea echipelor, complexitatea lucrărilor și condițiile din teren.
În aplicație se pot configura tariful orar al manoperei și numărul maxim de ore pontate pentru un angajat. Aceste valori sunt folosite la calcularea costurilor cu manopera și la generarea rapoartelor. Fiecare angajat din producție are asociate un tarif orar și o meserie. Pontajul zilnic oferă datele reale care pot fi comparate cu estimările inițiale.
O diferență constantă între orele estimate și cele pontate poate semnala o problemă de estimare sau de execuție.
Compară bugetul cu cheltuielile reale
Un calcul făcut doar la ofertare are valoare limitată dacă nu este urmărit în timpul proiectului. Pentru a vedea cum evoluează bugetul, compară periodic estimările cu cheltuielile înregistrate.
Raportul comparativ „producție vs. cheltuieli” arată valoarea lucrărilor executate și cheltuielile înregistrate pentru aceeași perioadă. Dacă cheltuielile depășesc valoarea producției raportate, poate fi vorba despre costuri mai mari decât cele estimate sau despre un ritm de execuție sub plan. Aceste situații cer răspunsuri diferite, dar ambele devin vizibile când datele sunt introduse corect și constant.
Raportul financiar al proiectului și fișa limită oferă o imagine de ansamblu asupra situației față de bugetul aprobat. Pentru mai multe detalii despre gestionarea proiectelor și a șantierelor, vezi SPS Construct.
Monitorizează șantierul din dashboard
Dashboard-ul aplicației include un grafic cu date despre producție și cheltuieli. Managerul selectează șantierul și perioada dorită pentru a verifica rapid situația, fără să genereze un raport complet.
Procentul de realizare a lucrărilor se calculează pe baza cantităților din rapoartele zilnice, comparate cu cele din buget. Graficul Gantt arată decalajele față de planul inițial și ajută la urmărirea termenelor.
Concluzie
Cum calculezi corect costurile unui proiect? Printr-un deviz complet și prin urmărirea continuă a cheltuielilor din etapa de ofertare până la finalul execuției. Asta presupune categorii de buget bine definite, tarife configurate corect, date introduse zilnic din teren și comparații regulate între estimări și rezultate.
Fără această continuitate, diferențele dintre estimare și realitate se acumulează și pot deveni vizibile abia la finalul proiectului.
