Consultanta in managementul proiectelor




Cadrul general al managementului de proiect

Succesul unui proiect este urmarea unui numar foarte vast de factori: un management performant, coordonarea eficienta resurselor dar si echipei de proiect, un sistem complex dar si usor accesibil de prelucrare a informatiilor si desigur foarte multa munca.

Pentru proiectele de mare anvergura, gestionarea lor necesita un management de proiect performant, bazat in principal pe:

  • identificarea proceselor de management de proiect si a responsabilitatilor fiecarui participant in cadrul acestora;
  • managementul riscurilor;
  • managementul documentelor;
  • managementul timpului;
  • managementul costurilor;
  • managementul contractelor.

Teoria arata si practica confirma faptul ca fara management de proiect, la un esantion de 126 proiecte de mare anvergura s-au inregistrat doar 18% sanse de success, respectiv:

  • 42% au inregistrat intarzieri;
  • 33% au depasit bugetul;
  • 13% au consemnat plangeri sau au avut litigii pe parcurs.

Lipsa managementului de proiect conduce la esecul proiectelor din urmatoarele considerente:

  • activitatile sunt haotice;
  • durata activitatilor este mult mai mare decat este necesar;
  • modificarea cerintelor si necesitatilor;
  • realizarea de lucrari inutile, respective, refacerea multor lucrari;
  • lipsa de functiuni, roluri si responsabilitati clare;
  • timp pierdut in gasirea informatiilor, in comunicare, in luarea deciziilor;
  • motivarea membrilor echipei este redusa;
  • existenta unui “proiect fara sfarsit”; nu se cunoaste exact data de finalizare a proiectului;
  • aparitie incidente si probleme ce puteau fi evitate prin managementul riscurilor.

Obiective

Serviciul de consultanta de management de proiect se bazeaza pe experienta echipei SPS de peste 8 ani in gestionarea unor proiecte importante din Romania.

In calitate de consultant de management de proiect, echipa SPS actioneaza ca un mediator intre Beneficiar/Developer si Antreprenorul General, Proiectant, etc. Obiectivul principal SPS este de a asigura indeplinirea tuturor sarcinilor si finalizarea proiectului respectand termenele si bugetele locate. Principiul de baza a SPS este atat viziunea de ansamblu a proiectului, cat si, analiza problemelor in detaliu.

Obiective SPS:

  • gestionarea proiectului plecand de la concept pana la predarea catre utilizatorul final al proiectului realizat;
  • asistarea beneficiarului in procesul de evaluare a ofertelor de executie si in etapa de contractare propriu-zisa;
  • utilizarea know-how-ului echipei in furnizarea de recomandari catre beneficiar;
  • optimizarea costurilor de dezvoltare a unui proiect, garantand simultan implementare a cerintelor Clientului;
  • control riguros al respectarii graficelor de lucrari acceptate si prin controlul costurilor potentiale generate de solicitari suplimentare.

Echipa de Project

Responsabilitati

  • Beneficiar

– sa sustina cu autoritatea sa activitatile de management de proiect;

– sa investeasca cu autoritatea necesara PMO;

– sa intervina in procesul decisional, indiferent de tipul problemei, daca situatia cere o decizie rapida;

– sa comunice nemijlocit cu PMO privind solutionarea situatiilor de criza.

  • Project Management Office
  1. PMO Director
  2. Project Manager
  3. Planner Primavera
  4. Dirigintele de santier
  5. Contract Manager
  • coordoneaza echipa PMO;
  • este direct responsabil de obtinerea rapoartelor periodice catre Beneficiar;
  • informeaza Beneficiarul de problemele aparute si propune solutii;
  • intervine in procesul decizional;
  • dezvolta impreuna cu echipa, metodologia de lucru in relatia Beneficiar – Antreprenor/Contractor, Proiectant General.
  • sa transmita catre Beneficiar toate informatiile necesare ptr imaginea de ansamblu a proiectului; acestea vor fi puse la dispozitie de catre Project Manager;
  • sa aprobe planificarea de ansamblu/detaliu a proiectului, respectiv, replanificarile (optimizarile) proiectului;
  • analizeaza situatia financiara a proiectului;
  • este direct responsabil de finalizarea proiectului in termene si bugete prestabilite.
  • Elaboreaza Planul de Management al Proiectului;
  • Elaboreaza Procedura de planificare si raportare a stadiului de realizare a proiectului;
  • Stabileste impreuna cu Antreprenorul/Contractorul si cu Beneficiarul structura WBS (descompunerea proiectului in pachete de lucrari) si activitatile proiectului;
  • Urmareste respectarea Procedurii de planificare si raportare a stadiului de realizare proiectului in relatia cu Antreprenorul General;
  • Solicita Antreprenorului General raportarea periodica a stadiului de realizare proiectlui in conformitate cu procedurile agreate;
  • Atentioneaza PMO si Antreprenorul General in legatura cu eventualele intarzieri fata de target cat si impactul acestora desfasurarii celorlalte lucrari si a termenului de finalizare a proiectului;
  • Funizeaza rapoarte de cost catre PMO;
  • Site-management impreuna cu Dirigintele de santier.
  • Dezvolta si mentine proiectul in Primavera;
  • Urmareste procedurile de planificare pentru realizarea sarcinilor;
  • Foloseste Primavera P6 si myPrimavera;
  • Monitorizeaza progresul lucrarilor impreuna cu persoanele delegate de catre Client si il compara cu progresul raportat de catre Antreprenor/Contractor;
  • Arhiveaza planificarile de referinta ele proiectului in ceea ce priveste scopul si bugetul;
  • Elaboreaza rapoarte de progres;
  • propune solutiile tehnice atat in etapa de planificare de detaliu, cat si in perioada de update (replanificari ptr atingerea obiectivelor);
  • este direct responsabil aprobarea tehnica a update-ului inregistrat de catre Antreprenor/Contractori;
  • elaboreaza impreuna cu Planner-ul Primavera graficele de executie.
  • intretine relatia contractuala a Beneficiarului cu toti cei implicati in proiect, in special, cu Antreprenor/Contractori si Proiectant General;
  • avizeaza din punct de vedere contractual deciziile privind modificarile aparute.

 

Caracteristici Servicii

Indiferent de specificul si complexitatea proiectului, serviciile de consultanta puse la dispozitie de catre echipa SPS contribuie decisiv la succesul acestuia, printr-un management de proiect bazat pe o metodologie specifica proiectelor de constructii, adaptata pietii constructiilor din Romania, metodologie care se bazeaza pe standardul Project Management Institute – PMBoK Guide®, care indica regulile generale de lucru in PM in intreaga lume. Metodologia folosita este o metodologie de planificare, de management al costurilor si de control a proiectelor ce se bazeaza pe un set de indicatori de masurare a performantelor proiectelor si de previzionare a succesului acestora si care integreaza scopul, timpul, costul, resursele si managementul riscului.

Folosirea unei metodologii in cadrul proiectului asigura faptul ca toti cei implicati vor avea aceeasi imagine despre obiectivele proiectului, stadiul si costurile inregistrate, modul de organizare al echipei de proiect, rolurile si responsabilitatile pentru fiecare rol.

Echipa SPS va folosi in cadrul proiectului ca instrument de lucru solutia software Oracle PRIMAVERA.