Oracle Primavera P6 for Public




  1. Planificare & Programare

– planificarea implică stabilirea acelor achiziţii publice necesare îndeplinirii obiectivelor proiectului

– planificarea implică stabilirea etapelor, fazelor şi activităţilor asociate achiziţiilor publice, împreună cu graficele de timp asociate

– planificarea unitară a proiectelor fie individuale, fie componente ale unui portofoliu / program, prin intercondiţionarea activităţilor din cadrul acestora, la nivelul structurii organizaţionale de proiecte definite

  1. Bugetare & Analize de Cost

– estimarea valorilor pentru achiziţii publice necesare proiectului consolidate din analize de cost

– estimarea valorilor încadrate în tipuri de cheltuieli

– elaborarea bugetării pe proiect cu multiple surse de finanţare

– elaborarea bugetării la nivel de proiect, grup de obiective şi la nivel organizaţional, cu posibilitatea de sumarizare şi consolidare

  1. Achiziţii publice

– procesul de achiziţii publice implică pentru fiecare procedură, în funcţie de valoarea estimata şi criteriile impuse de managerul proiectului, alegerea tipului de procedura, tipului de contract, tipului de achiziţie şi calendarul aferent de desfasurare

– procesul de achiziţii publice implică administrarea procedurii şi a documentelor aferente:  documentaţia tehnică, fişa de date şi anunţuri / note, etc.

– derularea procedurii de achiziţie publică implică procesul de evaluare al ofertelor depuse de către contractori şi subcontractori, desemnarea câştigătorilor şi semnarea contractelor

  1. Management Contracte

– managementul de contracte succede finalizarea unei proceduri de achiziţie publică şi începe prin semnarea contractelor

-managementul de contracte implică derularea, prin acţiuni de urmărire şi control asupra duratei, cantităţilor şi calităţii lucrarilor efectuate şi execuţia, prin acţiuni de urmărire şi control asupra valorilor şi acceptanţe la plata facturilor

-procesul managementului de contracte implică administrarea contractului şi a documentelor aferente

  1. Urmărire Execuţie contractori şi subcontractori / Analiza situaţii de lucrări lunare

– procesul de derulare a contractelor implică analiza situaţiilor de lucrări emise de către contractorii şi subcontractorii

– urmărirea în principal a aspectelor privind încadrarea în durata contractului

– urmărirea în principal a aspectelor privind respectarea cantităţilor din contract şi calitatea conformă

7.Control Contractat vs.Executat / Analiza situaţii de plata (facturi)

procesul de execuţie a contractelor implică analiza situaţiilor de plata (facturi) emise de către contractorii şi subcontractorii

– urmărirea în principal a aspectelor privind respectarea preţurilor şi  valorilor din contract

– control privind obţinerea de acceptanţe de plata a facturilor emise şi înaintarea acestora spre plata , cat si conducerea către închiderea procesului de derulare şi executie contracte

– controlul contractat vs executat se evidenţiază prin rapoarte de progres (stadiu decontări lunare fizice şi valorice ) şi prin evaluarea de rezultate (analize financiare privind gradul de îndeplinire al obiectivelor contractelor)

  1. Management Risc & Alertări

– definirea riscurilor posibile pe proiect, cat si evaluarea riscului prin intermediul unui calcul de impact la nivel de proiect, calculat în funcţie de probabilitatea de apariţie a riscului şi consecinţele aparute.

– alertare privind lansarea la timp a procedurilor de achiziţii publice şi privind întâzierile apărute în activităţile proiectelor

 

  1. Rectificare & Consolidare Bugetară

– rectificarea şi consolidarea bugetară în funcţie de progresul proiectelor trimestrial implică realizarea de analize bugetare privind stadiul financiar, cu urmărirea următoarelor aspecte: economice sau finalizate fără consumarea întregului buget, realiste sau finalizate cu încadrarea în consumul de buget sau pesimiste sau nefinalizate cu buget insuficient

– în baza acestor analize bugetare proiectele economice for fi rectificate iar valorile disponibile vor fi  consolidate la acele proiecte pesimiste şi cu bugete insuficiente

– rectificările şi Consolidările Bugetare au ca bază analize generate de Lista Obiectivelor de Investiţii, la diverse date, cât şi de Planul Anul al Achiziţiilor Publice

  1. Optimizare & Prioritizare

– optimizarea şi prioritizarea implică analiza tuturor proiectelor organizaţiei, portofoliile de proiecte, programele şi strategiile propuse pentru anul urmator

– procesul optimizare şi prioritizare implică evaluarea de criterii importante precum: proiecte anuale şi multi-anuale, finantate cu fonduri europene nerambursabile şi  credite externe rambursabile

  1. Analize de Performanţă

– analizele de performanţă implică analiza gradului de îndeplinire al obiectivelor proiectului

– analizele de performanţă implică analiza lucrului cu contractorii, subcontractorii şi evoluţia derulări, execuţiei contractelor

  1. Publicare Rezultate Web

– publicarea rezultatelor, obţinute în cadrul unui proiect finalizat sau în derulare pe o pagina web accesibilă publicului, face parte din procesul de comunicare şi diseminare a informaţiilor de interes public privind stadiul proiectelor

  1. Raportare

– raportarea uniformă în cadrul organizaţiei asigurată ca instrument de lucru

– editor de rapoarte şi customizări de rapoarte conform cerinţelor beneficiarului

  1. Colaborare, Workflow & Documente Şablon

– lucru colaborativ în cadrul echipei de proiect  cu evidenţierea de roluri şi responsabilităţi

– asigurarea de fluxuri de lucru în mediu colaborativ în cadrul echipei de proiect

– procesul de workflow este completat de existenţă documentelor şablon şi alocarea de documente asociate proiectului pe activităţi

– control privind fluxurile de lucru şi procesul de aprobare a documentelor în cadrul fiecarui proiect

– versionarea documentelor asociate proiectelor

  1. Tablou de Bord (Dashboards)

– consolidarea informaţiei importante pentru structura de conducere din cadrul organizaţiei într-un tablou de bord personalizat conform cu cerinţele beneficiarului

– sintetizarea informaţiei, necesare structurii de conducere din cadrul organizaţiei, implică analiza de stare a organizaţiei şi felul cum evolueaza aceasta, ca un tot unitar, prin proiectele şi obiectivele propuse

 

Beneficii

  • Instrument de lucru care uşureaza munca în echipa de proiect prin colaborare;
  • Permite gestionarea programelor si portofoliilor pe tematici de:
    • Categorii de fonduri
    • Structuri de: directii generale, unitati teritoriale, unitati de management, unitati de coordonare proiecte, cat si autoritati de management
  • Bugetare complexă cu multiple surse de finanţare, procese de rectificare şi consolidare bugetară şi mecanisme de rambursare şi cash flow
  • Determinarea mecanismelor de optimizare şi prioritizare a portofoliilor si programelor
  • Tablou de bord cu informaţii consolidate necesare structurii de conducere
  • Comunicarea şi diseminarea de rezultate, de interes public, privind progresul proiectelor publicate în pagini web
  • Optimizeaza gestionarii fondurilor, controlul costurilor nejustificate pe proiecte si analiza comparativă contractat vs executat nu va permite angajarea, din partea Beneficiarului, la plata de cheltuieli neacoperite de contrcatele de finantare;
  • Evaluarea de oferte transmise către Beneficiar
  • Usurinţă în derularea procedurilor de achiziţii publice
  • Uşurinţă în derularea şi executia contractelor

Determinarea randamentului utilizării resurselor financiare şi obtinerea indicatorilor de performanta a proiectelor, portofoliilor si programelor

Oracle-Primavera-Flyer